BELİRLİ TİCARİ DEFTERLERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASI

Ticaret Bakanlığı ve Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından 14 Şubat 2025 tarihli 32813

sayılı Resmî Gazete’de “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin

Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” yayımlanmıştır. Bu tebliğin amacı olarak

Türk Ticaret Kanunu’nun 64. maddesinin dördüncü fıkrasında sayılan ticari defterleri

elektronik ortamda tutmakla yükümlü olan ticaret şirketlerinin belirlenmesi, bu

defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazı ile bu

işlemlerin gerçekleştirileceği Sistemin işleyişine ilişkin usul ve esasların düzenlenmesi

olarak belirtilmiştir.

Türk Ticaret Kanunu’nun 64. Maddesi’nde belirtilen defterler ise; “pay defteri, yönetim

kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle

ilgili olmayan defterler de ticari defterler” olduğu belirtilmiştir.

İlgili tebliğin detaylarından bahsetmeden önce ticari defterlerin ne olduğu, defter

tutma yükümlülüğünden kısaca bahsetmek daha isabetli olacaktır.

Ticari Defter

Ticari defter, bir işletmenin tüm mali işlemlerini, borç ve alacak ilişkilerini, iktisadi

durumunu ve ticari faaliyetlerini kayıt altına aldığı resmî belgelerdir.

Defter Tutma Yükümlülüğü

Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin

iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde

edilen neticeleri, Türk Ticaret Kanunu’na göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya

koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde

yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir

verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden

izlenebilmelidir.

Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi,

karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı,

görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür. Her tacir, ticari defterlerini,

bilançolarını, yıllık faaliyet raporlarını, ticari mektupları yapılan kayıtları ve dayanak

belgelerini saklamakla yükümlüdür. Tacirin saklama yükümlülüğü, bu belgelerin

oluşturulduğu takvim yılının bitiminden itibaren 10 yıldır.

Tacirlerin Tutmakla Yükümlü Olduğu Defterler

Tacirlerin tutmakla yükümlü oldukları defterler gerçek kişi tacir veya tüzel kişi tacir

olmalarına göre farklılık göstermektedir. Bununla ilgili olarak Ticari Defterlere İlişkin

Tebliğ kapsamında detaylar görülmektedir.Gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın her tacir yevmiye defteri,

envanter defteri ve defteri kebiri tutmakla yükümlüdür.

Yevmiye defteri, işletmelerin günlük mali olaylarını kaydettiği ve sınıflandırdığı bir

muhasebe belgesidir. Her bir mali hareket, tarihi, açıklaması, miktarı ve ilgili hesapları

içeren bir yevmiye kaydı olarak adlandırılır. Bu defter, işletmenin mali durumunu

anlamak ve finansal tablolarını oluşturmak için temel bir kaynaktır.

Defter-i Kebir, yevmiye defterlerine kaydedilmiş olan işlemleri buradan alarak sitemli

bir şekilde hesaplara dağıtan ve düzenli olarak bu hesaplarda toplayan muhasebe

defteridir. Yevmiye defterlerlerine yapılan işlemler tarih ve işlem sırasına göre, belli

bir düzenlemeye tabi tutulmadan yazılır. İşletmenin muhasebe işlemlerinin takip ve

kontrolü için muhasebe kayıtlarının hesaplara dağılımının daha düzenli bir şekilde

yapılmasını sağlamak ister. Bu nedenle hesaplardaki hareketliliklerin takip ve

kontrolü için ayrı bir deftere ihtiyaç duyarlar. Bu hesaplarda oluşan rakamların

sistemli bir şekilde bir araya getirilmesi ve dağıtılması işlevini gören deftere büyük

defter (defteri kebir) adı verilir.

Şahıs işletmesi dışında kalan sermaye şirketlerinde ise yukarıda sayılan üç defter

dışında ayrıca pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket anonim

şirket ise yönetim kurulu karar defteri; şirket şayet limited şirket ise müdürler kurulu

karar defteri tutulmaktadır.

Yayınlanan Tebliğin Kapsamı

Yukarıda kısaca özetlendiği üzere şirketlerin muhasebe kayıtlarının tutulmasına

ilişkin olarak Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen defterler yukarıdaki gibidir. 14 Şubat

2025 tarihinde yayınlanan muhasebe ile ilgili olmayan defterlerin elektronik ortamda

tutulmasına ilişkin düzenlemeyi daha detaylı inceleyebiliriz.

Öncelikle Tebliğ’de belirtilen defterlerin kapsamı; pay defteri, yönetim kurulu karar

defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri

olduğu belirtilmiştir.

Tebliğin “defterlerin elektronik ortamda tutulması” başlıklı 5. maddesinde belirtilen

defterleri elektronik olarak tutmasından yükümlü olduğu belirtilmiştir. Buna göre;

a) 1/1/2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler.

b) 15/11/2012 tarihli ve 28468 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Anonim ve Limited

Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas

Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğin 5 inci

maddesinin birinci fıkrasında sayılan anonim şirketler.

B şıkkı gereği olan şirketleri belirtmek gerekirse “Bankalar, finansal kiralama şirketleri,

faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri,sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler,

umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün

ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme

bölgesi yönetici şirketleri, Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu

ve işleticisi şirketler”dir.

Bununla beraber yükümlü ya da herhangi bir zorunluluk bulunmamasına rağmen

talep eden şirket belirtilen defterleri ihtiyari olarak elektronik ortamda tutabilir.

Başvuru ve Defterlerin Oluşturulması

Defterlerin elektronik ortamda kurulmasıyla yeni bir Sistem kurulacağı

anlaşılmaktadır. Sistem üzerine herhangi bir tanım yapılmamakla beraber MERSİS ve

Elektronik Toplantı Sistemi üzerinden Sistem’in verileri işleyebileceği anlaşılmaktadır.

Bu doğrultuda kuruluşundan itibaren defterlerini elektronik ortamda tutacak

şirketlerde, defterler ticaret siciline tescil ile eş zamanlı olarak Sistemde oluşturulup

aktif hale getirilir.

Elektronik ortamda tutulan ve tutulacak defterler için açılış ve kapanış onayı

bulunmamaktadır. Halihazırda fiziki defter tutan; geçme yükümlülüğüne tabi olsun

ya da olmasın ilgili şirketler noter üzerinden fiziki defterlerinin kapanış onayını

yaptırması gerekmektedir. Noter, kapanışın elektronik deftere geçiş amacıyla

yapıldığını deftere şerh düşer ve Sisteme tanımlayarak defterleri aktif hale getirir.

Elektronik Defterlerin Muhafazası ve Erişimi

Sistem üzerinde oluşturulan elektronik defterler, şirketlerin kullanımına hazır halde

Bakanlığın bilgi sisteminde güvenli bir şekilde muhafaza edilir. Bakanlık, defterlerin

gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlamakla yükümlüdür. Her işlem için

log kaydı tutulur.

Bakanlık, belirlenen format ve standartlarda elektronik defter dosyasının

indirilmesine, görüntülenmesine, doğrulanmasına ve sorgulanmasına imkân sağlar.

Defter kayıtlarına yalnızca şirket tarafından yetkilendirilmiş kişiler erişebilir. Yetkili

mercilerin bu kayıtlara erişim hakları ise kanunlara tabidir.

Sistemde yapılan tüm işlemler, kayıt tarihine göre değiştirilemez şekilde saklanır ve

tespit ile tevsikte bu kayıtlar esas alınır. Defterlere kayda dayanak olan fiziki karar

tutanakları ve diğer belgelerin muhafaza edilmesi zorunludur. Kayıt sırasında yapılan

maddi hatalar, Kullanıcı tarafından düzeltilir ve bu düzeltmenin maddi hata

nedeniyle yapıldığı belirtilir.

Kanaat ve Tavsiyemiz:Muhasebe ile ilgili olmayan ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasına ilişkin

tebliğ, şirketlerin dijital dönüşüm süreçlerine katkı sağlamayı amaçlamakla birlikte,

mevzuatın sunduğu fırsatları en verimli şekilde kullanabilmek için dikkatli bir

yaklaşım gerektirmektedir. Elektronik defter tutma sisteminin doğru bir şekilde

uygulanması, yalnızca hukuki uyum sağlamakla kalmayıp, aynı zamanda şirketlerin

verimliliğini artırabilir.

İlgili tebliğ henüz yürürlüğe girmedi. 01.07.2025 tarihinden itibaren yürürlüğe

girecektir. Halihazırda fikir aşamasında olan girişimcilerin şirketlerini 01.01.2026

tarihi öncesinde kurması ile sonrasında kurması arasında artık ticari defter nezdinde

de farklılık olacağı görülmektedir.

Bu süreçte dikkat edilmesi gereken en önemli unsurlar, belirli kurallara tam uyum

sağlamak ve bu kuralların şirketin özel ihtiyaçlarına göre adapte edilmesidir. Bu

bağlamda, şirketlerin mevcut süreçlerini gözden geçirmeleri ve gerekli düzenlemeleri

yaparken uzman görüşü almaları önemlidir.

Startlex, ilgili tebliğ kapsamında gerekli adımları atarken size rehberlik etmeye

hazırdır. Tebliğe ilişkin olarak herhangi bir sorunuz ya da hukuki yardıma ihtiyaç

duyduğunuz bir konu olursa, bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Av. Emrecan Çetin & Stj. Recep Daştan

Web: www.startlex.co

E-posta: emrecan@startlex.co